Як скласти звіт про відрядження?
Багатьом працівникам хоча б раз у житті доводилося їздити у відрядження. І той, кому ця удача випала, знає, що після потрібно представити звіт про відрядження. Це зробити необхідно тому, що сам звіт входить в пакет документації, представленої організацією на розгляд до податкових органів.
- наказ
- службове завдання
Важливо знати, що кожен документ, яким оформляється відрядження, повинен бути оформлений відповідно до закону. Причому слід зазначити, що деякі з них повинен заповнити сам командировочний, а решта заповнює відповідальна за дану ділянку роботи обличчя. Тому важливо уточнити, як складається звіт про відрядження на конкретному підприємстві, де працює службовець. Слід пам'ятати, що перш ніж відправитися у відрядження, співробітник підприємства повинен ознайомитися з наказом, на неї, а також отримати на руки посвідчення про відрядження та службове завдання на відрядження форма № Т-10а. В завданні вказується не тільки мета поїздки, а й місце, куди співробітник відбуває (їх може бути декілька), а також термін поїздки. Причому в ньому повинні бути ретельно прописані завдання та цілі відрядження, щоб надалі у перевіряючих органів не було ніяких питань з цього приводу. Даний документ повинен бути заповнений начальником підрозділу і завірений підписом керівника підприємства. Це потрібно заповнити в першій частині документа форми № Т-10а, а ось друга частина розділена на 2 графи, які також потрібно заповнити. У графі №1 повинні повторюватися вже зазначені цілі і завдання відрядження, а в графі №2 прописується звіт про виконану роботу. Якщо під час виконання завдання проблем не виникало, то пишеться напроти пункту із завданням «Виконано». Далі вказується прізвище та ініціали виконавця та проставляється дата, того числа коли був заповнений документ.
Необхідно знати, що невиконання завдання на відрядження вимагає від працівника, який побував у поїздці, чіткого і більше розкритого освітлення того ряду причин, через які сталася така ситуація. Якщо причин виявиться багато, а місця не вистачає, то до документа додається додатковий листок формату А4, де можна більш глибоко викласти суть проблем. У додатку описуються всі пункти, які були зроблені частково або не виконані взагалі. Така форма додатку до документації не є порушенням існуючих норм і правил ні податкового законодавства, ні бухгалтерського обліку. Слід звернути увагу на той факт, що якщо обставини через які завдання виявилося не виконаним, мають поважний характер і не залежать від самого працівника, то відшкодувати всі витрати за відрядження повинно підприємство. А так само потрібно знати, що якщо поїздка була в цілях виробництва, то причин для не виплатили витратних коштів працівникові ні, навіть, якщо він і не виконав завдання. В іншому випадку такі ситуації легко вирішуються в суді. Існують правила по технології оформлення паперів для того, щоб правильно оформити звіт про відрядження: оформляється службове завдання. Далі воно підписується начальником, на підставі його, директор організації або уповноважені особи, видають наказ по існуючим формам Т-9, Т-9а. Так що, без документа, що висвітлює службове завдання, підприємство не має права видавати накази і видавати посвідчення про відрядження.
Саме ж посвідчення видається службою з кадрів або уповноваженою для даної роботи особою в єдиному екземплярі. Підставою для цього служить, безпосередньо, наказ. Посвідчення є документом, де вказується час перебування у відрядженні, а так само дата прибуття на місце і дата вибуття з нього. При відвідуванні відрядження декількох адресатів, в кожному він повинен проставити таку відмітку про тривалості перебування, які обов'язково завіряються приймаючою стороною у вигляді печатки та підпису відповідальної особи. Ще один документ, який повинен неодмінно заповнити співробітник, який побував у відрядженні - це авансовий звіт. Цей документ, як і всі інші, має свою форму для заповнення. У ньому мають представлятися всі витрати, вироблені у відрядженні. Слід пам'ятати, що працівник, який отримав аванс, має право витратити їх тільки на цілі зазначені в відрядному завданні і більше ні на що. Чи не пізніше визначеного законом терміну (3 дні) працівником повинні бути надані бухгалтерію всі чеки, квитки, квитанції і остаточний розрахунок про витраченої суми. У бухгалтерії підприємства повинні перевірити існування документів, що підтверджують витрати, а так само переконається в цільовому використанні отриманого авансу. Далі перевірений фінансовий звіт передається керівнику підприємства на підпис. Залишок авансу, якщо такий є, співробітник зобов'язаний здати в касу, якщо ж працівник задіяв на потреби більшу суму, то організація зобов'язана виплатити йому різницю за касовим ордером. Норми добових витрат встановлені законодавством.
