Як вести протокол ділової встечі?
Хороший протокол, який ведеться під час ділової зустрічі, допоможе заощадити вам купу часу і врятує від головного болю. Керуйтеся наступними правилами ведення записів, виробленими на основі спеціальних досліджень.
- Портативні диктофони
- Блокнот
- Чисті аркуші паперу
- Комп'ютери
Ми розповімо, як вести протокол ділової зустрічі або заседанія.Веденіе протоколаПолучіте порядку денного засідання, записи з останньої зустрічі і всі документи, які будуть обговорюватися. Спробуйте використовувати диктофон, щоб забезпечити точність записів.
Сядьте поряд з доповідачем зустрічі для того, щоб зручніше було запитати або уточнити якісь деталі, поки засідання триває.
Назвіть документ "Протокол засідання (назва компанії)". Запишіть дату, час і місце зустрічі.
Передайте цю папір учасникам зустрічі для підписання. (Цей список підписів також допоможе дізнатися в обличчя доповідачів в тому порядку, в якому вони сидять у залі). Якщо збори відкрите, запишіть імена тільки тих учасників, які володіють правом голосу.
Звертайте увагу на те, хто прибув із запізненням або покидає засідання раніше покладеного, щоб проінформувати цих людей про те, що вони пропустили.
Запишіть питання зустрічі в тому порядку, в якому вони обговорюються. Якщо пункт 8 поточного порядку денного обговорювалося перед пунктом 2, збережіть старий номер позиції, але запишіть пункт 8 на другому місці.
Записуйте мови і прізвища тих ораторів, які виступали під час зустрічі.
Відзначте, чи була пропозиція прийнято або відхилено, як проходило голосування (підняттям руки, усно або будь-яким іншим методом) і чи було рішення одноголосним. При невеликій зустрічі, запишіть імена учасників, які погоджувалися, не погоджувалися з пропозицією і утрималися від голосування.
Сфокусуйтеся на записи дій, зроблених на зустрічі. Уникайте деталі кожної дискусії.
Оформлення протоколаРасшіфруйте протокол ділової зустрічі невдовзі після її закінчення, поки ваша пам'ять про цю подію ще свіжа.
Дотримуйтесь формат, використовуваний в попередніх протоколах. Використовуйте фразу "Ухвалили: ..." для інформації про прийняті рішення.
Подумайте про включення до протоколу довгих резолюцій, доповідей та інші додаткових матеріалів в якості додатку. Поставте свій підпис і дату поруч зі словом «Секретарь». Зберігайте протоколи в хронологічному порядку.
